Quy trình tổ chức hội thảo bài bản có vai trò rất quan trọng. Nó không chỉ giúp bạn ghi điểm với đối tác mà còn giúp bạn không bỏ sót những công việc quan trọng. Bài viết dưới đây cung cấp các bước tổ chức hội thảo chi tiết nhất, bạn không nên bỏ lỡ!
Quy trình tổ chức hội thảo
Nội dung chi tiết
1. Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo là cuộc thảo luận quy mô lớn giữa một nhóm người có cùng mối quan tâm chung, diễn ra tại thời gian và địa điểm đã hẹn trước.
Một số hình thức tổ chức hội thảo phổ biến như: hội thảo giới thiệu sản phẩm, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, hội thảo chuyên ngành.
2. Quy trình các bước tổ chức hội thảo chi tiết nhất
2.1. Xác định chủ đề hội thảo
Chủ đề hội thảo được ví như kim chỉ nam định hướng nội dung và hoạt động xuyên suốt chương trình hội thảo. Với mỗi chủ đề sẽ có cách setup, quy trình tổ chức khác nhau. Vì vậy, xác định chủ đề là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức hội thảo, tránh việc đi lệch hướng.
2.2. Xác định mục tiêu hội thảo
Mục tiêu thể hiện mong muốn của doanh nghiệp dành cho chương trình hội thảo sắp tổ chức. Lưu ý, mục tiêu phải được thiết lập dựa trên nguyên tắc SMART, đảm bảo 5 tiêu chí sau:
- Specific (Cụ thể)
- Measurable (Đo lường được)
- Attainable (Tính khả thi)
- Relevant (Tính thực tế)
- Time Bound (Có kỳ hạn)
Xác định mục tiêu hội thảo theo nguyên tắc SMART
2.3. Lên kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo
Cụ thể hóa mục tiêu thành từng giai đoạn, tương ứng với từng nhiệm vụ và phương pháp thực hiện. Kế hoạch tổ chức bao gồm các nội dung sau:
- Nội dung chương trình hội thảo
- Xây dựng kịch bản chương trình
- Lập danh sách khách mời và người tham dự
- Lựa chọn địa điểm tổ chức
- Dự trù rủi ro, dự trù kinh phí
2.4. Chuẩn bị tổ chức hội thảo
Bạn nên tạo một checklist công việc, sau đó phân bổ nhân sự theo từng đầu mục công việc sao cho phù hợp. Khâu chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn giảm thiểu được những rủi ro không đáng có khi tổ chức chương trình. Dưới đây là danh sách các công việc chính khi tổ chức hội thảo:
- Truyền thông cho sự kiện
- Gửi thư mời, thiệp mời cho khách mời
- Chuẩn bị đầy đủ các ấn phẩm in ấn: banner – poster, backdrop, brochure, standee, hashtag cầm tay và tài liệu cần thiết
- Chuẩn bị quà tặng khách mời
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm: tiệc tea break, ăn uống, xe đưa đón (nếu có)
- Setup không gian, âm thanh, ánh sáng và thiết bị cần thiết cho hội thảo
- Tổng duyệt chương trình
2.5. Tổ chức chương trình hội thảo
Hội thảo được tổ chức theo đúng lịch trình trong kế hoạch đã lên. Trong quá trình tổ chức sẽ có nhân sự xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp.
Tổ chức chương trình hội thảo
2.6. Sau khi kết thúc chương trình
Ghi lại biên bản hội nghị: thư ký hoặc nhân sự phụ trách có trách nhiệm ghi lại những nội dung quan trọng và gửi cho ban lãnh đạo sau khi kết thúc chương trình.
Tặng quà lưu niệm: ban tổ chức sẽ chuẩn bị những phần quà nhỏ thay lời cảm ơn tới khách mời tham gia hội thảo.
2.7. Xử lý thông tin của buổi hội thảo
Đánh giá lại toàn bộ chương trình, so sánh với mục tiêu ban đầu, xem mục nào đã làm tốt và mục nào chưa làm tốt. Từ đó, trao đổi về các vấn đề gặp phải và rút kinh nghiệm cho lần tổ chức tiếp theo.
2.8. Đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo
Đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức hội thảo. Căn cứ vào mục tiêu ban đầu, quá trình và kết quả tổ chức chương trình, chúng ta có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo.
Đánh giá chủ yếu dựa trên 3 yếu tố:
- Tổng số khách mời tham dự
- Tổng hợp ý kiến từ người tham dự
- Hiệu quả từ hoạt động truyền thông
3. Chi phí tổ chức hội thảo là bao nhiêu?
Chi phí tổ chức hội thảo bao gồm các chi phí như: chi phí thuê địa điểm, chi phí in ấn, thuê các thiết bị ánh sáng – âm thanh, dịch vụ đi kèm và chi phí quản lý. Chi phí tổ chức hội thảo phụ thuộc ngân sách hội thảo.
4. Kinh nghiệm tổ chức hội thảo
Dưới đây là 5 lưu ý Supro đúc kết trong quá trình tổ chức hội thảo. Bạn nên đọc tham khảo!
4.1. Lên chủ đề cho hội thảo
Mục đích của khách mời khi tham gia là hướng tới chủ đề hội thảo. Vậy nên cần có sự đồng nhất giữa chủ đề hội thảo khi truyền thông và thực tế tổ chức.
4.2. Mời chuyên gia
Đối với hội thảo chuyên môn – chuyên đề, mời chuyên gia làm diễn giả là điều cần thiết nhằm tăng độ uy tín cho chương trình. Nhưng không phải hội thảo nào cũng cần mời chuyên gia và việc mời chuyên gia sẽ tốn khá nhiều chi phí.
Ví dụ, hội thảo giới thiệu sản phẩm thì bạn không nhất thiết phải mời chuyên gia.
4.3. Thuê địa điểm
Dựa vào số lượng người tham gia và ngân sách để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Gợi ý một số địa điểm tổ chức hội thảo cho bạn tham khảo:
- Quy mô lớn: hội trường, trung tâm tổ chức hội nghị, khách sạn.
- Quy mô nhỏ: phòng hội thảo, quán cafe.
Lưu ý khi chọn địa điểm, bạn nên chọn những vị trí ở trung tâm, có bãi đỗ xe, thuận tiện cho quá trình di chuyển. Ngoài ra, nếu bạn chưa tìm được địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp hãy liên hệ với Supro để được tư vấn miễn phí!
4.4. Chăm sóc khách mời
Để chăm sóc khách mời chu đáo trước tiên cần có thông tin khách mời. Thu thập thông tin khách mời dễ dàng thông qua form đăng ký hoặc khi làm thủ tục check in. Gợi ý một số cách chăm sóc khách mời trước và sau hội thảo:
Trước 1-2 ngày diễn ra hội thảo, bạn có thể gửi nhắn tin hoặc gọi điện nhắc khách mời về thời gian địa điểm tổ chức hội thảo.
Kết thúc hội thảo, đừng quên gọi điện cho khách mời để cảm ơn và xin đánh giá. Tổng hợp ý kiến của khách mời là tiền đề để bạn tổ chức hội thảo thành công hơn trong tương lai.
4.5. Truyền thông hội thảo
Truyền thông giúp hội thảo được nhiều người biết tới và đăng ký tham gia. Bạn nên cân nhắc thể kết hợp kênh truyền thông miễn phí và trả phí để thu về hiệu quả cao nhất.
4. Supro – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Hà Nội
Supro là đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Hà Nội. Chúng tôi hoạt động theo phương châm lấy “uy tín” khách hàng đặt lên hàng đầu, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Bên cạnh đó, với kinh nghiệm tổ chức hơn 3000 sự kiện lớn nhỏ ở Hà Nội và khu vực lân cận, chúng tôi cam kết mang tới dịch vụ tốt nhất với giá cả cạnh tranh. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức hội thảo “uy tín” hãy liên hệ qua số hotline 0904383198 để được tư vấn và báo giá chi tiết!
Supro – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Hà Nội
Trên đây là quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp mà Supro tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế. Hy vọng bài viết cung cấp kiến thức bổ ích cho bạn. Nếu thấy hay đừng quên chia sẻ bài viết này cho bạn bè nhé!
