Bất cứ một cuộc hội thảo nào thì cũng cần được sự cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nhận thấy vai trò của việc cấp giấy phép cho các sự kiện hội thảo. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về các quy định để được cấp giấy phép tổ chức hội thảo.
Nội dung chi tiết
1. Tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không?
Tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không? Câu trả lời là có và điều này là bắt buộc. Bởi tổ chức hội thảo là một hoạt động đông người, có tính chuyên nghiệp cao, có tầm ảnh hưởng lớn đến các vấn đề như tài chính, chính trị, khoa học…
Trên thực tế thì có rất nhiều chương trình sự kiện hay hội thảo chuẩn bị được diễn ra nhưng sau đấy lại gặp phải các vấn đề liên quan đến giấy phép. Dẫn đến sự kiện đó bắt buộc phải hủy bỏ.
Bên cạnh đó, có rất nhiều doanh nghiệp khi xin giấy phép nhưng gặp nhiều khó khăn nên dẫn đến việc chậm trễ giấy phép. Những việc này xảy ra khi bên tổ chức chưa thực sự am hiểu các vấn đề về pháp luật, quy trình và quy định tổ chức hội thảo.
2. Thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện hội thảo
Hội thảo được hiểu là cuộc họp mặt của mà ở đó mọi người có cùng một mối bận tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã ấn định. Ở đó họ cùng nhau tranh luận chung một vài vấn đề mà họ đang quan tâm.
Sự kiện hội thảo được diễn ra dưới nhiều hình thức, lĩnh vực thuộc các ban ngành quản lý khác nhau. Vì thế rất khó để xác định thẩm quyền chung cho các sự kiện hội thảo. Tuy nhiên nhìn chung thì các cơ quan thẩm quyền sau có thể ban hành được giấy phép tổ chức hội thảo.
Cần phải xin giấy phép ở cơ quan có thẩm quyền
2.1 Thủ tướng Chính phủ
Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao mà người đại diện là người đứng đầu từ cấp Bộ trưởng trở lên của các quốc gia và vùng lãnh thổ. Hoặc những hội thảo có nội dung liên quan đến chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc bí mật nhà nước.
2.2 Các Cục, Bộ, Ngành liên quan
Các sự kiện hội thảo cần gửi hồ sơ tới các Bộ và ngành có liên quan. Như Bộ văn hóa thể thao và du lịch, cục nghệ thuật biểu diễn, Bộ thông tin và truyền thông, Bộ công thương,… Bao gồm cả sự kiện hội thảo liên quan đến Bộ ngành cơ quan trung ương và các sự kiện hội thảo có quy mô từ 2 tỉnh trở lên.
Đối với các hội thảo này các bộ ban ngành sẽ cấp các giấy phép tổ chức khác nhau.
2.3 Uỷ ban nhân dân cấp Tỉnh và các Sở ban ngành liên quan
Căn cứ vào nội dung, lĩnh vực của hội thảo và thực tế quy định của từng địa phương mà quyết định cấp nào có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội thảo.
3. Trình tự xin giấy phép tổ chức hội thảo
Hiện nay trong quy định mà pháp luật hiện hành không có quy định chung nào về hồ sơ, thẩm quyền của việc cấp giấy phép tổ chức hội thảo. Tuy nhiên pháp luật lại có quy định cụ thể về các cơ quan thẩm quyền, hồ sơ, thủ tục đối với từng loại hội thảo.
3.1 Chuẩn bị hồ sơ
Đơn vị tổ chức sự kiện hoàn thiện hồ sơ theo quy định của pháp luật bao gồm:
Các giấy tờ phù hợp với lĩnh vực mà nội dung sự kiện, hội thảo hướng đến. Nó thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị xin cấp Giấy phép, nội dung và thành phần tham gia của cuộc hội thảo đó.
Các giấy tờ bản sao phải được công chứng để xác thực sao y bản chính. Khi chuẩn bị hồ sơ các bạn cần chuẩn bị 2-3 bộ hồ sơ để việc xin cấp phép tổ chức hội thảo diễn ra suôn sẻ hơn.
3.2 Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền. Hạn nộp là 10 ngày trước khi diễn ra cuộc hội thảo. Trong một vài trường hợp còn phải nộp hồ sơ để xét duyệt trước 30 ngày.
Đơn vị tổ chức hội thảo có thể nộp hồ sơ trực tiếp tới các cơ quan chức năng có thẩm quyền hoặc nộp qua đường bưu điện, nộp qua mạng (nếu có)
3.3 Chờ cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ và cấp giấy phép đối với những hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu. Đối với những hồ sơ không đủ đáp ứng yêu cầu hoặc cần bổ sung giấy tờ liên quan thì đơn vị tổ chức sẽ nhận được thông báo trong vòng 3 ngày.
3.4 Đơn vị tổ chức nhận giấy phép
Đơn vị tổ chức sẽ được nhận giấy phép nếu hồ sơ hợp lệ.
5. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo
Toàn bộ các loại giấy tờ để doanh nghiệp xin cấp giấy phép hội thảo bao gồm:
- Bản sao đăng ký kinh doanh (nếu là doanh nghiệp), bản sao giấy chứng nhận thành lập (nếu là tổ chức).
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị đăng ký tổ chức.
- Hợp đồng giữa khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện
- Giấy ủy quyền của khách hàng
- Nội dung sự kiện, kịch bản, thành phần tham gia.
- Hợp đồng cho thuê vị trí tổ chức sự kiện.
- Đối với các sự kiện, chương trình với nội dung khác nhau thì hồ sơ cần có thêm giấy tờ khác như bản sao hộ chiếu của các nghệ sĩ nước ngoài, biểu diễn tiết mục văn nghệ, ca nhạc có bản quyền tác giả.
Ngoài ra nếu chương trình có tổ chức khuyến mãi hay rút thăm may mắn, cần xin giấy phép của Sở Công thương.
Chương trình sẽ được tổ chức sau khi nhận được giấy phép
Như vậy, các hội thảo thường rất đa dạng, thuộc nhiều lĩnh vực, chịu sự quản lý của nhiều cơ quan ban, ngành chuyên môn khác nhau. Do đó, thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện,hội thảo là khác nhau đối với từng sự kiện hội thảo khác nhau.
Việc xác định thẩm quyền, hồ sơ, thủ tục cấp Giấy phép tổ chức hội thảo được đề cập trong nội dung bài viết trên. Đó là những nội dung cơ bản được tổng hợp từ các thủ tục đã được quy định riêng trong văn bản chuyên ngành.
Tóm lại để xác định chính xác thẩm quyền, hồ sơ, thủ tục cấp Giấy phép tổ chức hội thảo của từng trường hợp cụ thể thì cần căn cứ vào các văn bản pháp luật.
