Rủi ro khi tổ chức sự kiện là điều không ai mong muốn xảy ra. Để có phương án xử lý kịp thời, bạn cần lập kế hoạch dự phòng cho những tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Bài viết dưới đây, Supro chia sẻ về một số vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện và cách khắc phục.
Nội dung chi tiết
1. Rủi ro khi tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro tổ chức sự kiện là những vấn đề bất ngờ xảy ra ngoài dự tính, gây ảnh hưởng xấu tới diễn biến và chất lượng chương trình sự kiện.
2. Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện
Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện là rủi ro về an toàn, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng của khách mời tham dự. Vấn đề này thường phát sinh từ việc mất an toàn thực phẩm, cháy nổ, mất an ninh trật tự.
3. Top 8 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện
Dưới đây là 8 vấn đề thường xảy ra khi tổ chức sự kiện, ban tổ chức nên lưu ý để có phương án xử lý kịp thời.
3.1. Rủi ro về số lượng khách mời tham dự
Rủi ro về khách mời tham dự là số lượng khách mời đến ít hoặc nhiều hơn dự kiến. Đây là vấn đề thường gặp trong các sự kiện. Dưới đây là một số phương án xử lý:
- Khách mời tới ít hơn dự kiến: ban tổ chức nên thu hẹp không gian hội trường tạo cảm giác đông hơn bằng cách sắp xếp khách mời ngồi gần lại phía sân khấu, đồng thời thu tất cả những ghế trống cất về phía sau hội trường.
- Khách mời tới nhiều hơn dự kiến: ban tổ chức bố trí thêm ghế cho khách mời và ngừng nhận người đăng ký.
3.2. Rủi ro sự kiện có nhiều trẻ em
Một trong những vấn đề thường gặp khi sự kiện có trẻ em là không lường trước được những vấn đề có thể xảy ra như trẻ vô tình làm đổ vỡ đồ, trẻ đi lạc. Do đó, với sự kiện có trẻ em, ban tổ chức cần nhắc phụ huynh lưu ý:
- Trông bé cẩn thận để bé không đi lạc
- Để vật dụng dễ vỡ xa tầm tay của trẻ
- Nhắc nhở bé không lại gần các thiết bị điện
3.3. Rủi ro về thiết bị kỹ thuật
Việc dùng quá nhiều thiết bị có công suất lớn có thể dẫn tới tình trạng chập cháy, mất điện đột ngột. Chờ bộ phận kỹ thuật khắc phục sẽ làm gián đoạn cảm xúc của người xem. Do vậy, ban tổ chức cần chuẩn bị máy phát điện để bật trong lúc chờ để bộ phận kỹ thuật khắc phục.
3.4. Rủi ro về quản lý an ninh
Một ví dụ điển hình cho tình trạng mất an ninh trong sự kiện là khách mời chen lấn, xô đẩy nhau. Do đó, ban tổ chức cần bố trí lực lượng an ninh đứng tại vị trí đông người để kiểm soát các hành vi gây hấn.
3.5. Rủi ro về an toàn thực phẩm
Không ít khách mời bị ngộ độc thực phẩm do chất lượng đồ ăn không đảm bảo. Chính vì thế, để đảm bảo thực phẩm tươi ngon, hãy chọn những nhà hàng khách sạn cao cấp làm địa điểm tổ chức tiệc. Nếu nguồn kinh phí của doanh nghiệp bị eo hẹp thì bạn nên chọn nhà hàng nào có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm.
Ngoài ra, ban tổ chức cũng nên yêu cầu nhà hàng thời gian lên món cụ thể, tránh tình trạng đồ ăn lên muộn khiến khách phải chờ hoặc đồ ăn mang lên sớm quá dẫn tới bị nguội.
3.6. Rủi ro về thời tiết
Điều kiện thời tiết xấu gây ảnh hưởng trực tiếp sự kiện trong nhà lẫn sự kiện ngoài trời. Với sự kiện trong nhà, thời tiết gây khó khăn cho khách mời trong quá trình di chuyển từ nhà tới địa điểm tổ chức sự kiện và ngược lại. Với sự kiện ngoài trời, thời tiết xấu tiềm ẩn nguy cơ gây chập điện, cháy nổ các thiết bị.
Để hạn chế rủi ro về thời tiết, ban tổ chức nên xem dự báo thời tiết trước 3-5 ngày trước khi tổ chức sự kiện để có phương án dự phòng hợp lý nhất.
3.7. Rủi ro về “cháy” timeline chương trình
Phân bổ thời gian chưa hợp lý dẫn tới chương trình sự kiện có thể kết thúc sớm hơn hoặc muộn hơn thời gian dự kiến ban đầu.
Để hạn chế tình trạng này, người dẫn chương trình nên chú ý thời gian và đưa ra lời dẫn dắt hợp lý để chương trình sự kiện diễn ra đúng như tiến độ.
3.8. Rủi ro về cháy nổ
Sử dụng pháo sáng hay hiệu ứng khói giúp chương trình sự kiện trở nên hoành tráng hơn. Tuy nhiên, nó cũng tiềm tàng những nguy hiểm nếu không biết cách sử dụng. Chẳng hạn như sử dụng bình khói lạnh không đúng cách có thể dẫn tới bỏng lạnh hoặc bỏng nóng.
Để phòng tránh được nguy cơ gây cháy nổ, ban tổ chức nên bố trí những người có chuyên môn thực hiện hiệu ứng. Ngoài ra, địa điểm tổ chức sự kiện nên có sẵn các bình cứu hỏa để chữa cháy kịp thời.
4. Cách xử lý rủi ro
Quản lý rủi ro khi tổ chức sự kiện giúp chương trình sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Dưới đây là 3 cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện:
4.1. Chuẩn bị kế hoạch dự phòng
Lập kế hoạch dự phòng rủi ro để không bị lúng túng khi sự cố bất ngờ xảy ra, bao gồm rủi ro đó là gì, phương án xử lý, người chịu trách nhiệm xử lý.
4.2. Giám sát sự kiện
Một kỹ năng không thể thiếu của người làm sự kiện đó là quan sát. Theo dõi và phát hiện vấn đề rủi ro sớm nhằm giảm thiểu tổn thất cho sự kiện.
4.3. Mua bảo hiểm tổ chức sự kiện
Doanh nghiệp nên cân nhắc mua bảo hiểm cho sự kiện. Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện bảo vệ khách mời tham dự sự kiện trước những tình huống bất ngờ xảy ra gây thiệt hại tới tài sản, sức khỏe.
Trên đây là 8 rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện. Bằng cách lên phương án backup cho những tình huống xấu có thể xảy ra, bạn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực và tạo điều kiện cho sự kiện diễn ra thành công. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn nhiều kiến thức hữu ích giúp bạn có thể tránh được các rủi ro khi tổ chức sự kiện.
